ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH PHẦN MỀM QUẢN LÝ THUỐC TRUNG VIỆT TVS THEO CHUẨN GPP
1. Cách thức đăng ký, cài đặt, cấu hình
1.1. Cách thức đăng ký
Từ màn hình chính của hệ thống, kích chuột vào thực đơn (menu) ở phía trên: Trợ giúp → Đăng ký chương trình.
1.2.
Cách thức cài đặt
Trong trường hợp người
dùng muốn sử dụng bản chính thức với các tính năng đầy đủ, hãy liên hệ với Trung
Việt để nhận được một khoá sử dụng phần mềm, cung cấp khoá nhận đựơc theo chỉ dẫn
là người dùng đã sử dụng hết tính năng phần mềm mà mình có.
Từ màn hình chính của
hệ thống, kích chuột vào thực đơn (menu) ở phía trên: Trợ giúp → Đăng ký chương trình.
Đây là phần quan trọng,
ảnh hưởng đến việc hoạt động của hệ thống chương trình. Khi thiết lập cần hiểu
được các thông số mà mình cập nhật.
Từ màn hình chính của
hệ thống, kích chuột vào thực đơn (menu) ở phía trên: Hệ thống → Cấu hình hệ thống.
1.3.1. Cấu hình dữ liệu (Tab đầu tiên):
Ở Tab đầu tiên, chủ yếu khai báo các
thông tin về cơ sở dữ liệu, thông tin này chỉ khai báo một lần, đó là lần đầu
tiên sử dụng chương trình. Các thông tin bao gồm:
- Máy chủ: Tên
hoặc địa chỉ của máy chủ cài SQL Server chứa dữ liệu
- Dữ liệu: Tên
của cơ sở dữ liệu
- Tài khoản:
Tài khoản đăng nhập vào SQL Server
- Mật khẩu: Mật
khẩu tương ứng với tài khoản trên.
Sau khi khai báo, nhấn nút “Ghi nhận” nếu nhận được thống báo
thành công thì có thể sử dụng thông tin này cho phần mềm, nếu nhận đươc thông
báo lỗi thì cần cung cấp lại các thông tin chính xác cho đến khi không còn lỗi.
Phần này nếu bạn không rành về SQL Server và Hệ quản trị cơ sở dữ liệu, nên nhờ
người có hiểu biết làm thay bạn. Hoặc bạn có thể liên hệ với nhà sản xuất để được
giúp đỡ.
1.3.2. Tham số hệ thống (Tab thứ hai):
Ở Tab thứ hai: Là nơi ta
khai báo một số tham số cho hệ thống, để thay đổi, ta nhấn nút “Thay đổi”, sau đó muốn mở tham số nào
ta tích chọn vào cột trạng thái tương ứng với tham số đó, một số tham số ngoài
việc kích hoạt còn cần cung cấp các giá trị cụ thể, ta ghi trực tiếp giá trị
vào ô tương ứng cho tham số.
- Cho phép lặp
hàng trong đơn hàng: Tính năng này được kích hoạt thì khi
nhập hàng hay bán hàng các mặt hàng trong cùng 1 đơn hàng được phép lặp lại giống
nhau.
- Cho phép sửa
giá khi bán: Tính năng này được kích hoạt thì trong quá
trình bán hàng cho phép bạn thay đổi giá bán lẻ của sản phẩm.
- Xuất đơn
hàng ra file excel: Tính năng này được kích hoạt, cho
phép đơn hàng được xuất ra file excel nếu bạn có nhu cầu.
- Không bán
hàng quá hạn sử dụng: Tính năng này được kích hoạt, khi
bán hàng nếu bạn lựa chọn mặt hàng đã quá hạn hệ thống sẽ cảnh báo.
- Cho phép nhập,
xuất hàng cấm lưu hành: Tính năng này được kích hoạt, khi nhập
hàng hay bán hàng cho phép bạn lựa chọn các mặt hàng cấm lưu hành.
- Cho phép
bán hàng trước khi nhập: Tính năng này được kích hoạt, khi
bán hàng cho phép xuất ra các mặt hàng chưa được nhập.
- Giao dịch
áp giá:
- Cố định kho
bán lẻ:
- Không cho sửa
hóa đơn đã in: Tính năng này được kích hoạt, thì sau khi in
một hoá đơn, hoá đơn đó không được phép sửa thông tin nữa.
- Tỷ lệ quy đổi
1 điểm tích lũy thành tiền:
- Bán trên
giá niêm yết:
- Giới hạn
công nợ tối đa : Kích hoạt chế độ khống chế nợ của khách
hàng đến một mức trền trên an toàn. Quá trần đó thì chương trình cảnh báo và có
thể khoá các giao dịch liên quan đến khách hàng đó.
1.3.3. Định dạng - cảnh báo (Tab thứ ba):
Ở Tab thứ ba: Quy định về định dạng ngày tháng sử
dụng trên hệ thống, hiện hệ thống phần mềm sử dụng kiểu ngày tháng Việt Nam
(Ngày / tháng / năm) nên để phần công nợ, tồn kho, số liệu chạy chính xác, bạn
cần điều chỉnh ngày giờ hệ thống về dạng này trước khi sử dụng. Ngoài ra tab
này là nơi khai báo các thông tin về hoạt động cảnh báo trên phần mềm.
Ở đây có 2 chế độ cảnh báo:
- Cảnh báo số lượng hàng tồn, sử dụng
trong trường hợp số lượng tồn kho của một mặt hàng gần đến giới hạn nhỏ nhất
cho phép. Lúc đó khi chương trình khỏi động, nó sẽ cảnh báo để bạn kịp thời bổ
sung hàng.
- Cảnh bảo hạn sử dụng: dùng trong
trường hợp hàng hoá gần hết hạn sử dụng, một cảnh báo sẽ xuất hiện để chúng ta
nhận biết và có biện pháp xử lý.
- Muốn mở chế độ cảnh báo số lượng hàng tồn, bạn tích chọn vào ô tương ứng, trong hộp chọn, bạn quy định số lượng cảnh bảo muốn áp dụng.
Ví dụ, bạn quy định số lượng dầu gió phải tồn kho tối thiểu là 100 hộp, nhưng bạn muốn chương trình sẽ cảnh bảo khi lượng tồn kho thực tế nhỏ hơn 150 hộp, vậy phải cảnh báo trước 50 hộp, bạn điền vào 50.
Tương tự, bạn tích vào ô bên cạnh để mở chế đố cảnh bảo hạn sử dung, quy định số ngày cảnh báo trước.
Nhớ bấn nút “Ghi nhận” sau khi đã khai báo, nếu quên thì việc khai báo không có
hiệu lực.
1.3.4. Hóa đơn (Tab thứ tư):
Ở Tab thứ tư: ở đây quy định
các tiền tố đầu xuất hiện trước số hiệu hoá đơn nhập hàng, xuất hàng, khai báo
các khổ giấy in khi xuất nhập hàng
- Thông số hóa đơn: Khai báo các
thông số được hiện thị khi tạo và in hóa đơn.
- Mã HĐ nhập: Khai báo tiền
tố đầu xuất hiện khi tạo mới hóa đơn nhập hàng.
- Mã HĐ bán buôn: Khai báo tiền
tố đầu xuất hiện khi tạo mới hóa đơn bán buôn.
- Mã HĐ bán lẻ: Khai báo tiền
tố đầu xuất hiện khi tạo mới hóa đơn bán lẻ.
- HĐ nhập hàng: Lựa chọn khổ
giấy in đối với hóa đơn nhập.
- HĐ bán buôn: Lựa chọn khổ
giấy in đối với hóa đơn bán buôn.
- HĐ bán lẻ: Lựa chọn khổ giấy in đối với hóa đơn
bán lẻ.
- Tiêu đề dưới: Nhập vào nội
dung sẽ được hiện thị phía dưới hóa đơn.
- Hiện thị nhân viên bán hàng: Kích hoạt chức
năng này tên nhân viên bán hàng sẽ được hiện thị dưới hóa đơn.
Chính sách giá khi bán nhiều lô: Lựa chọn giá
khi bán cùng một mặt hàng được nhập ở nhiều lô khác nhau.
- Lấy giá chính xác từng lô: Khi bán hàng
lựa chọn cùng một mặt hàng nhưng thuộc lô nào sẽ hiện thị giá bán lẻ tương ứng
với lô đó.
- Lấy giá lô đầu tiên: Khi bán hàng
lựa chọn cùng một mặt hàng ở các lô thuốc nhập khác nhau nhưng cùng lấy giá với
lô đầu tiên
1.3.5. Mã vạch (Tab thứ năm):
- Nhập hàng bằng Mã vạch: Kích hoạt chức
năng cho phép mặc định nhập hàng bằng mã vạch.
- Bán buôn bằng Mã vạch: Kích hoạt chức
năng cho phép mặc định bán buôn bằng mã vạch.
- Bán lẻ không theo đơn bằng Mã vạch:
Kích hoạt chức năng cho phép mặc định bán lẻ
không theo đơn bằng mã vạch.
- Bán lẻ theo đơn bằng Mã vạch: Kích hoạt chức
năng cho phép mặc định bán lẻ theo đơn bằng mã vạch.
- Xuất chuyển kho bằng Mã vạch: Kích hoạt chức
năng cho phép mặc định xuất chuyển kho bằng mã vạch
- Xuất hủy bằng Mã vạch: Kích hoạt chức
năng cho phép mặc định xuất hủy bằng mã vạch.
- Máy in tem (Mã vạch): Lựa chọn khổ
giấy cho máy in mã vạch.
2.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm
MỘT SỐ PHÍM TẮT SỬ
DỤNG TRONG PHẦN MỀM
|
TT |
Phím tắt |
Tác dụng |
|
1 |
F2 |
Tìm kiếm sản phẩm trong chức năng xuất, nhập kho |
|
2 |
F4 |
Thêm mới một đơn hàng hay danh mục |
|
3 |
F5 |
Sửa thông tin về một đối tượng nào đó đang làm việc |
|
4 |
F6 |
Lưu thông tin hiện tại vào hệ thống |
|
5 |
F7 |
In thông tin hoặc hoá đơn, báo cáo ra máy in |
|
6 |
F8 |
Xoá một đối tượng khỏi danh sách |
|
7 |
F9 |
Tìm kiếm một đối tượng |
|
8 |
Del |
Xoá một dòng trong danh sách |
|
9 |
ESC |
Thoát nhanh khỏi công việc hiện tại |
|
|
||
Để bắt đầu làm việc với phần mềm, bạn phải nắm
được một số lưu ý sau:
- Khi thêm mới một danh mục hoặc nghiệp vụ bất kỳ, việc bạn phải làm đầu tiên
là nhấn vào nút "Thêm mới"
hoặc "Sửa đổi". Sau khi gõ
xong trường nào đó (ví dụ gõ xong mã sản phẩm) bạn phải nhấn Enter để tiếp tục
(thay vì dùng chuột) để tối ưu tốc độ và giảm thiểu lỗi.
Ngay lúc khởi động chương trình, bạn
sẽ phải đăng nhập vào chương trình bằng tài khoản hợp lệ, khi bạn khởi động phần
mềm, giao diện sau sẽ xuất hiện để hướng dẫn và thực hiện việc đăng nhập vào
chương trình.
Nếu bạn sử dụng phiên bản dùng thử,
tài khoản của bạn sẽ là “admin” với
mật khẩu tương ứng là “123”.
2.1.
Đăng nhập
Từ màn hình chính của hệ thống, kích chuột vào thực đơn (menu) ở phía trên: Hệ thống → Đăng nhập hệ thống.
2.2. 2.2. Thay đổi mật khẩu
Chức năng này giúp
thay đổi mật khẩu cho tài khoản đang sử dụng trong phần mềm và có tác dụng bảo
mật cho tài khoản.
Từ màn hình chính của
hệ thống, kích chuột vào thực đơn (menu) ở phía trên: Hệ thống → Thay đổi mật
khẩu:
Bạn điền tên mật khẩu cũ và nhập lại tên mật khẩu mới vào hai ô ở phía dưới để thay thế cho mật khẩu đang dùng hiện hành. Sau đó bấm chọn vào nút chức năng “Ghi nhận” hoặc phím “F6” để hoàn thành quá trình thay đổi mật khẩu.
2.3. Quản lý tài khoản
Chức năng này dùng
để quản lý những người sử dụng phần mềm. Cho phép phân quyền cho người sử dụng
trong hệ thống, mỗi người sử dụng hệ thống là một nhân viên. Thao tác sửa đổi
tương tự thao tác thêm mới.
Từ màn hình chính của
hệ thống, kích chuột vào thực đơn (menu) ở phía trên: Hệ thống → Quản lý tài khoản.
|
|
|
|
2.2.
2.4. Nhóm tài khoản
Dùng để tạo thêm
nhóm mới và phân quyền sử dụng các chức năng trên phần mềm cho từng nhóm. Thao
tác sửa đổi tương tự thao tác thêm mới nhóm.
Từ màn hình chính của
hệ thống, kích chuột vào thực đơn (menu) ở phía trên: Hệ thống → Nhóm tài
khoản.
2. 2.5. Đơn vị sử dụng
Chức năng này cho
phép khách hàng thay đổi thông tin của mình, việc thay đổi sẽ ảnh hưởng đến các
thông tin sử dụng trên hóa đơn và báo cáo trong phần mềm.
Từ màn hình chính của
hệ thống, kích chuột vào thực đơn (menu) ở phía trên: Hệ thống → Đơn vị sử dụng
Khi muốn thay đổi thông tin về đơn vị sử dụng, bạn cập nhật các thông tin cần thiết theo chỉ dẫn trên giao diện và ghi lại bằng cách nhấn nút “Ghi nhận”. Nếu muốn hủy bỏ thao tác nhấn nút “Thoát [ESC]” hoặc ấn phím ESC để thoát khỏi tính năng này, quay về chương trình chính.
3. Ưu điểm của phần mềm
Được thiết kế đáp ứng
đầy đủ các tiêu chuẩn GPP của Bộ Y tế.
Đem lại những lợi
ích to lớn cho người dùng như: quản lý các danh mục, dược (số lô, hạn dùng), quản
lý nhà thuốc, quản lý bán hàng, quản lý hồ sơ nhà thuốc,…
Các loại thuốc được
chia và sắp xếp theo từng nhóm nhỏ, với vài thao tác tìm kiếm từ khóa đơn giản
trên phần mềm, các danh mục thuốc sẽ nhanh chóng hiện ra mà không tốn quá nhiều
thời gian. Nhờ vậy giúp người bán quản lý thuốc theo danh mục dễ dàng nhất.
Với việc sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc, các loại thuốc sẽ được sắp xếp,
theo nhóm hoạt chất, theo nhà phân phối hoặc theo tính năng sử dụng. Từ đó giúp
các nhà thuốc dễ dàng quản lý thuốc hiệu quả.
Phần mềm dành cho
chuỗi nhà thuốc của Trung Việt TVS hoạt động theo hệ thống khép kín giúp tra cứu,
thống kê báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau với các thao tác đơn giản. Đồng
thời còn hỗ trợ quản lý chi tiết: cài đặt tương tác thuốc, giá bán, giá nhập, vị
trí lưu kho, thời gian tồn kho, biến động giá, lưu
trữ thông tin và cập nhật thông tin khách hàng. …
Phần mềm cũng giúp
dễ dàng tìm kiếm, cho phép người dùng tra cứu tình hình kinh doanh của hiệu thuốc
nhanh chóng, hiệu quả. Hỗ trợ bán hàng nhanh chóng theo mã vạch.
Phần mềm cũng giúp
tối ưu hóa việc kiểm soát dược phẩm, phục vụ việc bán hàng nhanh chóng, hiệu quả.Quản
lý nhân viên dễ dàng cũng như quản lý tài chính chính xác, hạn chế sai sót tính
toán thủ công.
Có tính năng liên
thông dữ liệu và thao tác từ phòng khám đến quầy thuốc, hỗ trợ tối đa cho Bác
sĩ kê đơn và dược sĩ bán thuốc. Với các đơn thuốc mẫu, cùng với tính năng tự động
in ra bản đề nghị hướng dẫn sử dụng thuốc sẽ giảm bớt thời gian trong quá
trình Khám – Chữa bệnh – Cấp thuốc.
Đối với các nhà thuốc
bản lẻ, phần mềm dễ dàng kiểm soát số lượng nhập kho, xuất kho, đảm bảo quản lý
chất lượng, hạn sử dụng và danh mục thuốc, tủ thuốc.
4.
Nhược điểm của phần mềm
Các thông tin của
nhà thuốc trên phần mềm sẽ được lưu trữ trên hệ thống máy tính, trong trường hợp
máy gặp phải sự cố không may bị nhiễm virus, mã độc thông tin không kịp lưu lại
sẽ có thể bị mất.
Phải thường xuyên cập
nhật phiên bản mới nhất của phần mềm mà công ty Trung Việt cung cấp.
Phải tốn chi phí và
thời gian lắp đặt hơn các phần mềm offline.
5.
Phân tích ứng dụng và đưa ra khuyến cáo áp dụng phần mềm với mục tiêu sử
dụng của người dùng
Đối với các nhà thuốc
bán lẻ
Các nhà thuốc bán lẻ
tuy quy mô không lớn nhưng với số lượng đầu thuốc đa dạng rất khó khăn cho việc
quản lý kho thuốc. Với sự hỗ trợ từ phần mềm của Trung Việt TVS, các công việc
liên quan đến quản lý thuốc sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Người dùng có thể dễ
dàng kiểm soát số lượng nhập kho, xuất kho, đảm bảo quản lý chất lượng, hạn sử
dụng và danh mục thuốc, tủ thuốc.
Đối với các chuỗi
nhà thuốc
Ở các chuỗi nhà thuốc,
việc quản lý cả một hệ thống gặp rất nhiều các khó khăn. Việc khó khăn nhất
chính là quản lý nhân viên tại các quầy thuốc trong hệ thống.
Với phần mềm dành
cho chuỗi nhà thuốc mọi công việc đều trở nên dễ dàng và chính xác tuyệt đối.
Hoá đơn bán hàng sẽ được vào hệ thống tự động, từ đó giúp bạn kiểm soát số lượng
hàng trong kho.
Chủ các chuỗi nhà
thuốc có thể dễ dàng quản lý từ xa. Trong các trường hợp đổi kho thuốc, việc xuất
kho cũng được ghi lại trên hệ thống. Các nhà quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt được
toàn bộ hoạt động của chuỗi nhà thuốc để lên kế hoạch phát triển phù hợp nhất.
Đối với các đơn vị
cung ứng dược
Với các đơn vị cung
ứng dược, có một khó khăn mà từ các nhà thuốc bán lẻ đến chuỗi bán buôn đều gặp
phải đó là liên thông dữ liệu lên cổng dược quốc gia. Phần mềm sẽ tối ưu nhất
quá trình liên thông ấy. Giúp các đơn vị cung ứng dược dễ dàng kết nối dữ liệu
theo quy định của Bộ Y tế.
Đồng thời, phần mềm
nhà thuốc còn hỗ trợ thêm các tính năng như lọc tùy chỉnh báo cáo, tổng hợp báo
cáo: thu chi, công nợ, xuất nhập tồn kho dược,… Bên cạnh đó, các phần mềm không
chỉ dành riêng cho các đối tượng trên mà còn phù hợp với các cửa hàng kinh
doanh mỹ phẩm, vật tư y tế, thực phẩm chức năng,…
Comments
Post a Comment